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業務メールを選ぶときは、必要な容量・機能を満たすプランの年間総額から比べます。メールだけ使う場合と、文書・共有・会議までまとめる場合では、候補が変わります。
ここで比較するのは、この3つ。
- KAGOYA MAIL：業務メールのための「メールサーバー」寄り
- Google Workspace：メール＋ドキュメント＋ストレージ＋会議の「統合スイート」
- Microsoft 365：メール・Office・ストレージ等（Teamsの有無は契約別）の「統合スイート」
この記事は公開公式資料に基づく選定ガイドです。料金・仕様は2026年10月14日確認。送受信の性能や障害率、管理作業の所要時間、操作性を実測した比較ではありません。
比較対象は製品名だけでなく契約プランまでそろえる
基本比較は、独自ドメインの法人メールを含むKAGOYA MAIL ブロンズ、Google Workspace Business Starter、Microsoft 365 Business Basic（Teamsあり）です。5人または20人が、それぞれ個別アカウントを1つずつ、同じ人数で12か月使う想定にそろえました。
比較で共通にしたのは、独自ドメインの法人メールとWebメールを使う人数・期間です。保存容量や付帯機能まで同一ではありません。メール単体と業務スイートの価格差を、そのまま割高・割安の評価には使いません。
金額はすべて日本円・税別。Googleは1年契約、Microsoftは年間サブスクリプションの年払い、KAGOYAは12か月一括払いを採用しています。通常料金による12か月分の基本利用料で比べ、無料試用・初月無料・期間限定割引は含めません。既存ドメインを使い、ドメイン費用、移行代行、別契約のOfficeや会議ツール、有料オプションも除外しています。これらが必要なら、見積もりに足してください。
| 対象プラン | 料金の単位・支払条件 | 5人の年間総額 | 20人の年間総額 |
|---|---|---|---|
| KAGOYA MAIL ブロンズ | 1契約28,800円/年 12か月一括払い・初期費用0円 |
28,800円 | 28,800円 |
| Google Workspace Business Starter | 800円/人・月 1年契約の通常料金 |
48,000円 | 192,000円 |
| Microsoft 365 Business Basic（Teamsあり） | 1,049円/人・月相当 年払い・自動更新 |
62,940円 | 251,760円 |
計算式は「1人あたりの月額 × 人数 × 12か月」。KAGOYAは公式の税込年額31,680円を1.10で割り、税別28,800円としました。Googleの公式料金ページは1年契約でも月単位の請求、MicrosoftとKAGOYAの上記料金は一括払いです。契約期間はそろえていますが、支払時期までは同じではありません。
公式資料：KAGOYA MAILの現行料金・プラン表、Google Workspaceの料金・機能、Microsoft 365のプラン別料金・機能。
人数が減る場合の費用も確認します。Google Workspaceの年間／定期プランでは、購入済みライセンス数を減らせるのは更新時です。利用者を削除しても、その分の料金がすぐに下がるわけではありません。各社の解約・減数・更新条件は契約前に確認してください。出典：Google Workspaceの契約・ライセンス変更条件。
先に結論（迷うならここだけ）
- 5人・20人で、メール全体が100GBに収まり、文書・会議は別に用意できる
→ 今回の基本料金ではKAGOYA MAIL ブロンズが最小。Webメールは50アカウントまで無料のActive! mailを利用する前提です。 - GmailとGoogleの文書・共有・会議をまとめて使う
→ Google Workspace Business Starterを候補に。30GB×人数分をメール・ファイル等で共用します。 - 法人メールに加え、MicrosoftのWeb版Office・OneDrive・Teamsを使う
→ Microsoft 365 Business Basic（Teamsあり）を候補に。デスクトップ版Officeは含まれません。 - 大容量・メール単体・Teams不要など、条件が違う
→ 下の別プラン比較で再計算。人数だけでは決めません。
まず前提：この3つは「同じジャンル」ではない
KAGOYA MAILは “業務メール基盤” の道具。
Google Workspace / Microsoft 365は “業務ツール一式” の道具。
だから、比較のコツはこれ。
「メール基盤だけ欲しい」のか、
「業務のOS（文書・会議・共有）ごと欲しい」のか。
判断チャート（必要な条件から候補を残す）
1) メール以外（文書・共有・会議）もまとめて整えたい？
- はい → Google WorkspaceとMicrosoft 365の必要機能を比較
- いいえ → KAGOYA MAILに加え、メール単体のExchange Onlineも比較（後述）
2) すでに使っている文書・会議ツールは？
- Google Drive・ドキュメント・Meet → Workspaceを候補に残す
- Word・Excel・Teams → Microsoft 365を候補に残す。デスクトップ版Officeが必要ならBasic以外も見積もる
- どちらも未導入 → 実際の文書とメールを使って試用し、必要機能を確認
3) メール保存量と人数は、1年後にどこまで増える？
- KAGOYAブロンズの100GBを超える見込み → 上位プランを含めて再計算
- Googleの共有容量をファイルでも使う → メール分を差し引いて容量を確認
- 繁忙期だけ増員する → 年契約の減数条件と、短期契約の費用も比較
比較表（容量・Webメール・付帯機能）
| 観点 | KAGOYA MAIL ブロンズ | Google Workspace Business Starter | Microsoft 365 Business Basic（Teamsあり） |
|---|---|---|---|
| メール保存容量 | 契約全体で100GB | 30GB×人数分の共有容量。Gmail・Drive・Googleフォトで共用 | プライマリメールボックス100GB/人。別枠でアーカイブ50GB/人 |
| 5人／20人の容量の見方 | 5人でも20人でも合計100GB。均等配分なら20GB/人／5GB/人という計算 | 5人で150GB／20人で600GBの共有プール。メールだけの専用枠ではない | 5人でも20人でも各人100GB。ユーザー間で融通する共有プールではない |
| Webメール | Active! mailを50アカウントまで無料で利用可。申込が必要。標準搭載Webメールとは別項目 | Gmailを利用可 | Outlook on the webを利用可 |
| 文書・ファイル共有 | 業務スイートは含まれない | ドキュメント・スプレッドシート・スライド・Drive等 | Web・モバイル版Word・Excel・PowerPoint等、OneDrive 1TB/人 |
| 会議・チャット | 別サービスを用意 | Meet（最大100人参加）・Chat | Teamsを含む。Teamsなしプランは別料金 |
| デスクトップ版Office | 含まれない | 含まれない | Basicには含まれない。Standard等を別途比較 |
KAGOYAの100GBは「1人100GB」ではありません。上の均等配分は比較用の割り算で、個別の初期設定値ではありません。Googleの表はプラン上限で、新規契約時にはストレージが段階的に付与される条件もあるため、大量の過去メールを移す前に管理画面で利用可能量を確認します。MicrosoftのOneDrive 1TBをメールボックス容量に足すこともできません。
出典：KAGOYA MAILの機能一覧、Active! mailの対象・申込条件、Google Workspaceの容量と共用範囲、Exchange Onlineのメールボックス上限。付帯アプリは各社の料金ページを参照。
1) 料金の見方：人数と必要容量で結論が変わる
基本比較の5人では、KAGOYAブロンズとWorkspace Starterの差は年19,200円、Microsoft 365 Basic（Teamsあり）との差は年34,140円です。20人では差が年163,200円、年222,960円へ広がります。ただし、KAGOYA側に文書・会議ツールを追加するなら、その料金も含めて比べます。
容量や用途が違う場合に備え、同じ12か月・税別・通常料金で別プランも計算しました。
| 条件を変えた候補 | 単価・容量等 | 5人の年間総額 | 20人の年間総額 |
|---|---|---|---|
| KAGOYA MAIL シルバー1TB | 契約全体1TB。12か月一括115,200円（公式税込126,720円÷1.10） | 115,200円 | 115,200円 |
| Microsoft 365 Business Basic（Teamsなし） | 809円/人・月相当、年払い。Teamsを除く業務スイート | 48,540円 | 194,160円 |
| Exchange Online（プラン1） | 599円/人・月相当、年払い。メール50GB/人＋別枠アーカイブ50GB/人、Webメール。Office・OneDrive・Teamsは含まれない | 35,940円 | 143,760円 |
出典：上記のKAGOYA・Microsoft 365公式料金表、およびMicrosoftのExchange Online料金・機能表。Exchange Onlineはメール単体の追加候補で、基本比較のBusiness Basicとは別製品です。
- 保存量が増える場合：KAGOYAをシルバー1TBにすると、5人ではWorkspace StarterやMicrosoft 365 Basicの上記基本料を上回ります。20人ではシルバーの基本料が下回りますが、共有1TB・共有600GB・各人100GBという容量配分も違います。実際の各人の保存量で確認します。
- 少人数でメールだけの場合：Exchange Online（プラン1）は4人で年28,752円。KAGOYAブロンズの年28,800円より48円安く、5人ではKAGOYAが7,140円安くなります。メールだけなら常にKAGOYAが最安、という結論にはなりません。
- 会議ツールが不要な場合：Microsoft 365のTeamsなしは、ありと比べて5人で年14,400円、20人で年57,600円低くなります。必要な会議ツールを別に契約するなら、その費用を加えます。
- 人数以外の追加費用：KAGOYAのActive! mailは51アカウント以降が有料です。アーカイブなどの要件も対象プランと料金を確認します。今回の5人・20人の金額に、将来の上位プランやオプションは含みません。
既にWorkspaceやMicrosoft 365を契約していて法人メールも含まれているなら、KAGOYAを追加する費用と、既存契約を継続してメールを使う費用を比べます。新規に3社から選ぶ場合と、二重契約になる場合では判断が変わります。
2) 機能の違い：メールだけか、仕事の道具箱ごとか
KAGOYA MAIL
メールを中心に選ぶ候補です。ブロンズとシルバーでは容量だけでなく、標準Webメール、DMARCの受信側対応、アーカイブの対象が異なります。必要な機能をプラン表で確認します。
Google Workspace
Gmail、Drive、ドキュメント、スプレッドシート、Meet等をまとめて使う候補です。メールとファイルが同じ容量を使うため、両方の保存量を見積もります。
Microsoft 365
法人メール、OneDrive、Officeアプリ等をまとめて使う候補です。BasicはWeb・モバイル版Office、Standardはデスクトップ版も含みます。既存のExcelファイルやアドインを使うなら、必要な版で動くか確認してからプランを決めます。
3) セキュリティ：どれが強い？じゃなく「どれを運用できる？」
この3つとも、セキュリティ機能は用意されてる。
差が出るのは “運用できるか”。
- 誰がアカウントを作る/消す？（退職・外注で事故りやすい）
- 2段階認証（MFA）をどこまで必須にする？
- 共有・転送・委任（権限）をどう決める？
- 監査/保管/検索が必要か？
必要な制御が対象プランに含まれるかを確認し、担当者と操作手順を決めます。たとえばKAGOYAブロンズはメールアーカイブ対象外、シルバーでは有料オプションです。出典：KAGOYA MAILの特長と前掲の機能一覧。
4) 到達率（業務メール編）：SPF/DKIM/DMARCは3点セット
ここはどれを選んでも避けられない。
- SPF：送信していいサーバーの宣言
- DKIM：署名対象の内容と署名ドメインを検証する
- DMARC：失敗時の扱い＋整合（Fromの一貫性）
認証は必要な土台ですが、受信箱への到達や本文の安全性の保証ではありません。
理解の土台はここにまとめてある：
※業務メールでやりがちな地雷：
「大量の一斉送信を業務メールでやる」
これは目的が違うから、後で痛くなりやすい。
5) 移行の考え方：データと利用者の準備を分ける
移行前に、データの持ち運び方と利用者の設定手順を確認します。
- 既存メールの移行（過去メール・フォルダ）
- 端末の設定（スマホ/PC）
- アドレス帳
- 共有メール（support@ みたいなやつ）の運用
- 送信元名・署名の統一
少人数で移行テストを行い、過去メール、送受信、共有アドレス、端末設定を確認してから本番の日程を決めます。
よくある選び方（ケース別）
ケースA：20人でメール中心、合計100GB以内
今回の条件ではKAGOYAブロンズの年28,800円が候補。送受信の品質や操作性の優劣を示す数字ではないため、Active! mailの操作や移行方法は試用で確認します。
ケースB：文書・会議も新しくそろえる
Workspace StarterとMicrosoft 365 Basicを候補に残します。KAGOYAを選ぶ場合も、別途必要なツールを含む総額で比較します。
ケースC：デスクトップ版Excelが必要
Business Basicの料金では条件を満たしません。Business Standard等の見積もりに置き換え、今のOfficeライセンスとの重複も確認します。
ケースD：既にGoogle Driveで文書を共有している
Workspaceで業務メールもまとめる場合の追加費用と、メールだけ別契約にする費用を比べます。現在の契約に含まれるメール・容量を先に確認します。
もし目的が「メルマガ/ニュースレター」なら（ここだけ別ルート）
業務メール基盤と、メール配信（ESP）は別カテゴリ。
メルマガ目的なら、最短でここに戻るのが速い：
まとめ：必要な機能を含む年間総額で選ぶ
- 5人・20人、メール合計100GB以内という今回の条件では、KAGOYAブロンズの基本料金が最小
- 文書・会議・ファイル共有を使うなら、WorkspaceやMicrosoft 365に含まれる機能も費用に含めて判断
- 少人数、必要容量、Teamsの有無、既存ライセンス、有料オプションで結論が変わる
- どれを選んでも、SPF/DKIM/DMARCの設定、退職時の処理、移行テストを確認
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